WOHNEN - Übergabeprotokoll - worauf es bei der Wohnungsübergabe ankommt….

Das Übergabeprotokoll (auch Abnahmeprotokoll genannt) dokumentiert den Zustand einer Immobilie zum Zeitpunkt der Übergabe an den Vermieter, Mieter oder einen neuen Eigentümer. Darin wird festgehalten, in welchem Zustand sich die Immobilie beim Einzug bzw. Auszug befindet und welche Schäden oder Mängel vorliegen. Kommt es zu einem späteren Zeitpunkt zu Streitfragen, kann eine derartige, umfangreiche Bestandsaufnahme Klarheit schaffen. Interessant ist, dass es für eine derartige Dokumentation kein verpflichtendes Gesetz gibt, dennoch ist in der Regel das Übergabeprotokoll ein Pflichtpunkt bei der Wohnungsabnahme. Warum das so ist, welche Inhalte unbedingt dazu gehören und welche Tipps wir für die Praxis haben, erfahrt Ihr in diesem Blog-Beitrag.

1. Warum ist das Übergabeprotokoll so wichtig?

Das Wohnungsübergabeprotokoll hat den Zweck, den Zustand einer Mietwohnung sowohl beim Ein- als auch beim Auszug beweissicher festzuhalten. Dabei besteht, wie oben bereits erwähnt, keine gesetzliche Pflicht zur Anfertigung eines Wohnungsübergabeprotokolls. Es ist also nur rechtlich bedeutsam, wenn beide Parteien das Dokument anerkennen und unterschreiben, d.h. ohne Unterschrift verliert das Übergabeprotokoll seine Beweislast - daher immer auf beidseitige Unterschrift achten! Denn im Falle einer rechtlichen Auseinandersetzungoder Kostenforderungen kommt dem Übergabeprotokoll dann eine mit dem Mietvertrag vergleichbare Beweiswirkung zu. War der Kratzer in der Tür schon beim Einzug da oder hat der Mieter den Schaden verursacht? Wenn im Übergabeprotokoll Schäden und Mängel klar beschrieben sind, kommt es bei der Wohnungsübergabe weder zu Konflikten noch bösen Überraschungen. Besonders bei Mietwohnungen oder vermieteten Häusern spielt das Übergabeprotokoll eine wichtige Rolle. Es soll Mieter davor schützen, für Schäden verantwortlich gemacht zu werden, die vor ihrer Mietzeit, beispielsweise durch den Vormieter, entstanden sind. Da sich mit dem Übergabeprotokoll für eine Wohnung klar feststellen lässt, wer welche Schäden verursacht hat, ist das Protokoll ebenso für die Rückzahlung der Kaution von entscheidender Bedeutung. 

2. Welche Angaben gehören in ein Übergabeprotokoll?

Da ein Wohnungsübergabeprotokoll nicht verpflichtend ist, gibt es auch keine rechtlichen Vorgaben über die Inhalte, grundsätzlich sollten aber alle Bereiche der Immobilie/ Wohnung abgedeckt sein, um Mängel einfach und genau festzuhalten und sich selbst abzusichern. Sind Räume in einwandfreiem Zustand und werden sie mängelfrei und besenrein übergeben, sollte auch das erwähnt werden. Auf folgende Inhalte sollte geachtet werden:

1. Name und Adresse des Mieters und Vermieters sowie gegebenenfalls von Zeugen
   
2. Anschrift der Wohnung und Lage der Wohnung im Haus
   
3. Datum der Übergabe, des Einzugs bzw. des Auszugs und der letzten Renovierung
   
4. Auflistung der einzelnen Räume
   • auch den Flur, Außenräume und Keller – und dazu die Bemerkungen wie „In Ordnung" oder „Mängel" mit der Möglichkeit für Notizen, auch können für jeden Raum Unterpunkte zum Zustand des Bodens, der Tapete, der Fenster oder Türen angelegt werden
5. alle vorhandenen Mängel und Schäden (gesprungene Fliesen, Kratzer im Parkett, abgeplatzter Lack an der Tür, fehlende Sockelleisten etc.)
   • im Falle von gravierenden Schäden hat der Mieter das Recht, diese vom Vermieter beheben zu lassen. Zudem sollten alle mitvermieteten elektronischen Geräte, Duschen, Wasserhähne sowie Toilettenspülungen und Heizkörper auf ihre Funktionalität getestet werden
6. gegebenenfalls Aufnahmen des Inventars
7. Absprachen bzw. Vereinbarungen über noch anstehende Reparaturen
   • wichtig hierbei: bis zu welchem Datum muss der Mängel beseitigt bzw. die Reparatur durchgeführt werden und von wem
8. sämtliche Zählernummern und die dazugehörigen Zählerstände
   • dazu zählen Gas, Wasser, Strom sowie Heizung bzw. Öl. Auch der Inhalt des Heizöltanks (falls vorhanden) sollte angegeben werden. Diese Angaben müssen in der Regel auch an das jeweilige Versorgungsunternehmen weitergeleitet werden.
9. Schlüssel
   • Bei der Schlüsselübergabe sollte man genauestens auf die Art und Anzahl der übergebenen Schlüssel, zum Beispiel Haustür- und Wohnungsschlüssel sowie Briefkasten- und Kellerschlüssel achten. Ebenso sollte man auch an Schlüssel von Fenstern, Balkontüren, Dachboden sowie für Innentüren oder Mülltonnenboxen achten. Bei Verlust eines Schlüssels sollten Mieter umgehend den Vermieter informieren und müssen ggf. die Kosten für einen Ersatzschlüssel tragen.

3. Praxis- Fragen

Es gibt kein Übergabeprotokoll – was tun?

Beim Auszug des Mieters bestehen Schäden an der Mietsache, aber es gibt kein Übergabeprotokoll der Übergabe beim Einzug

-> eine Mängelbeseitigung oder Schadensersatz kann der Vermieter nur dann fordern, wenn er beweisen kann, dass der Schaden nicht schon beim Einzug vorlag und der Schaden durch den Mieter und nicht durch normale Abnutzung entstanden ist

Wie lange nach Wohnungsübergabe besteht ein Schadensersatzanspruch?

Die Schadensersatzansprüche des Vermieters sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt: Die Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache verjähren nach sechs Monaten. Die Verjährung beginnt mit dem Zeitpunkt, an dem er die Mietsache zurückerhält. 

4. Praxis-Tipps

1. Natürliches Licht

Um den besten Überblick über die Wohnung zu erhalten, sollte die Übergabe bei Tageslicht stattfinden. Bei künstlichem Licht kann man den ein oder anderen Schaden, wie zum Beispiel Wasserflecke oder Risse in den Wänden, schnell übersehen.

2. Auch Uneinigkeit bei Mängeln dokumentieren

Für den Fall, dass sich Mieter und Vermieter bei der Besichtigung wegen eines Schadens nicht einig sind, sollten sie ihn trotzdem mit den unterschiedlichen Meinungen ins Wohnungsübergabeprotokoll eintragen.

3. Sich Zeit nehmen

Nehmt Euch genügend Zeit für die Wohnungsübergabe. Begeht jeden Raum einzeln und testet auch Lichtschalter und Heizungen. Lasst Euch alle Geräte, die bereits im Haus sind, genauestens erklären. Hilfreich sind außerdem Bedienungsanleitungen, Garantiebelege, Rechnungen sowie Lieferscheine.

4. Beide Parteien bekommen eine Abschrift des Wohnungsübergabeprotokolls

Damit es im Nachhinein keine Probleme gibt und das Protokoll nicht nachträglich geändert und dies auch nicht behauptet werden kann, ist es ratsam, beiden Parteien eine Abschrift des Übergabeprotokolls zu übergeben, es empfiehlt sich hier eine Übergabeprotokoll mit Durchschlag. Natürlich müssen auch beide Parteien das Übergabeprotokoll der Wohnung unterschreiben.

5. Fotos als Beweismittel

Jegliche Schäden sollten bei der Wohnungsübergabe mit Fotos dokumentiert werden. Am besten eignen sich Fotos, die mit einem Zeitstempel versehen sind. In der Regel werden solche Bilder bei gerichtlichen Auseinandersetzungen als Beweis anerkannt.

6. Anwesenheit eines neutralen Zeugen

Sollte kein Übergabeprotokoll angefertigt werden, ist es ratsam, einen neutralen Zeugen zur Übergabe mitzunehmen. Dieser kann im Zweifelsfall bestätigen, welche Schäden bereits vorhanden waren und welche erst später dazu gekommen sind. Übrigens: Auch der Immobilienmakler kann ein Zeuge sein.

7. Schnell Handeln bei verdeckten Mängeln

Bei verdeckten Mängeln, wie einer defekten Telefondose, die nicht auf den ersten Blick erkennbar sind und ggf. bei der Wohnungsübergabe übersehen wurden, sollte schnell gehandelt werden. Wenn beispielsweise ein Mieter den Mangel erst nach der Wohnungsübergabe entdeckt, sollte er seinen Vermieter sofort darüber informieren – am besten schriftlich. Dann können die Parteien den Schaden nachträglich in das Übergabeprotokoll der Wohnung aufnehmen. Sollte der Vermieter nach dem Auszug des Mieters verborgene Schäden entdecken, sollte der Vermieter dies dem ehemaligen Mieter ebenfalls unverzüglich mitteilen. Die Parteien sollten den Schaden dann nachträglich in das Übergabeprotokoll der Wohnung einfügen. Für den Fall, dass der ehemalige Mieter den Schaden nachweisbar arglistig verschwiegen hat, kann der Vermieter das Übergabeprotokoll für die Wohnung anfechten.

Fazit

Ein Übergabeprotokoll ist keine Pflicht, bietet jedoch viele Vorteile für beide Vertragsparteien. Ein sorgfältig angefertigtes Übergabeprotokoll für ein Mietobjekt kann sowohl dem Mieter als auch dem Vermieter später viel Zeit und Ärger ersparen. Es wird am besten zum Zeitpunkt des Ein- und Auszugs sowie bei einem Mieterwechsel angefertigt. Das bei der Wohnungsbesichtigung angefertigte Übergabeprotokoll dient dem Vermieter als Beweismittel um spätere Schadensersatzforderungen zu rechtfertigen. Aber auch der Mieter ist abgesichert, falls der Vermieter später ungerechtfertigte Ansprüche stellen sollte. Wichtig ist, sich bei dem Übergabeprotokoll genügend Zeit zu nehmen und alle bestehenden Mängel, wie beispielsweise Schimmel, Flecken oder Beschädigungen an den Wänden, genauestens zu dokumentieren. So stehen beide Parteien später auf der sicheren Seite. 

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